Assistante de direction du DG

Présentation de l'entreprise

Arcade Tertiaire, groupe ID SEARCH, est spécialisée dans le recrutement de personnel non-cadre et cadre sur des contrats en CDI, CDD ou mission d'intérim. Présent depuis plus de 15 ans sur le marché du recrutement, notre équipe est experte sur les métiers de l'Assistanat, des Ressources Humaines, la Paie et l'ADV / Supply-Chain. Nos collaborateurs mettent tout en œuvre pour évaluer avec pertinence les compétences et aptitudes recherchées. Société à taille humaine, Arcade valorise une relation de proximité, d'écoute et d'accompagnement avec ses candidats. Notre client est une fédération et recherche dans le cadre d'une mission d'interim de 6 mois : Un(e) Assistant.e de direction. - Localisation : Paris 16e - Rémunération : 40-50k

Description du poste

L’assistante de direction aura pour mission de soutenir le Délégué Général de la Fédération dans l'organisation quotidienne de ses activités. Elle assurera la gestion de son agenda, la préparation des réunions et interagira avec de nombreux interlocuteurs au sein de la fédération et avec les parties externes.

Responsabilités :

Gestion de l’agenda du Délégué Général

Planifier, organiser et coordonner les rendez-vous, réunions et déplacements du Délégué Général.

Assurer la préparation et la mise à jour continue de l’agenda, en anticipant les priorités et en gérant les imprévus.

Gérer les conflits d’agenda, en veillant à l'optimisation du temps du Délégué Général.

Organisation des réunions

Préparer et coordonner l’organisation des réunions (réservations de salles, invitations, préparation des documents, etc.).

Rédiger les ordres du jour et les comptes-rendus des réunions, et assurer leur diffusion.

Assurer le suivi des décisions prises en réunion et des actions à mener.

Assistance administrative classique

Gestion des courriers entrants et sortants, ainsi que des appels téléphoniques.

Rédaction de courriers, notes, rapports et autres documents administratifs.

Classement et archivage des documents administratifs.

Suivi de dossiers divers, en lien avec les différents services de la fédération.

Relations avec les interlocuteurs internes et externes

Assurer une communication fluide avec les présidents généraux et les autres membres.

Servir d’interface entre le Délégué Général, les différents départements de la fédération et les interlocuteurs externes (institutionnels, partenaires, etc.).

Gérer les demandes et faire le lien entre les différentes parties prenantes.

Gestion des priorités et de la confidentialité

Garantir la confidentialité des informations traitées et la discrétion professionnelle.

Organiser les tâches en fonction des priorités et respecter les délais.

Compétences requises :

Compétences organisationnelles et de gestion du temps : Capacité à gérer plusieurs dossiers en simultané, respecter des délais serrés et anticiper les besoins.

Excellentes compétences de communication : Aisance à l'oral et à l'écrit, capacité à s’adapter à différents interlocuteurs (internes et externes).

Maîtrise des outils bureautiques : Maîtrise du pack Office (Word, Excel, PowerPoint), ainsi que des outils de gestion d’agenda et de communication électronique.

Sens de la confidentialité et de la discrétion : Forte capacité à traiter des informations sensibles avec discrétion.

Adaptabilité et réactivité : Capacité à s’adapter aux évolutions et aux besoins immédiats du Délégué Général.

Esprit d’équipe et autonomie : Autonomie dans l’organisation des tâches tout en restant en lien avec l’équipe et le Délégué Général.

Profil recherché

Formation et Expérience : Formation : Bac+2 minimum, idéalement en assistanat de direction, gestion, administration ou équivalent. Expérience : Expérience préalable en tant qu'assistante de direction ou dans un rôle similaire est souhaitée. Une expérience dans le secteur du bâtiment ou des fédérations professionnelles est un plus.