Assistante d'équipes

Présentation de l'entreprise

Arcade Tertiaire, groupe ID SEARCH, est spécialisée dans le recrutement de personnel non-cadre et cadre sur des contrats en CDI, CDD ou mission d'intérim. Présent depuis plus de 15 ans sur le marché du recrutement, notre équipe est experte sur les métiers de l'Assistanat, des Ressources Humaines, la Paie et l'ADV / Supply-Chain. Nos collaborateurs mettent tout en œuvre pour évaluer avec pertinence les compétences et aptitudes recherchées. Société à taille humaine, Arcade valorise une relation de proximité, d'écoute et d'accompagnement avec ses candidats. Notre client est une fédération et recherche dans le cadre d'une mission d'interim de 4 mois : Un(e) Assistant.e d'équipe. Localisation : Paris 16e Rémunération : 30-35k selon profil

Description du poste

Vous aurez pour mission de fournir un soutien administratif efficace aux deux services : Législation du Travail (10 collaborateurs) et Prévention (3 collaborateurs). Vous assurerez la gestion quotidienne des tâches administratives, facilitera la communication entre les services, et veillera à l’organisation optimale des réunions, des déplacements et des divers processus administratifs.

Gestion administrative et organisationnelle des services :

Assurer la gestion des tâches administratives pour les deux services (Législation du Travail et Prévention).

Organiser et planifier les réunions, y compris la préparation des convocations et l'envoi des invitations.

Être présente dès le matin pour garantir la bonne organisation de la journée de travail et le suivi des tâches prioritaires.

Assurer la gestion des déplacements des collaborateurs des deux services, y compris les réservations et la logistique.

Veiller à la bonne circulation des informations entre les équipes, en apportant des solutions pour fluidifier les processus entre les deux services.



Vérification et gestion des mandataires :

Vérifier les listes des mandataires et s’assurer de leur conformité.

Gérer les démarches administratives liées à ces mandataires.

Rédaction de courriers et de documents :

Rédiger des courriers, des notes internes, des comptes-rendus de réunions, et autres documents nécessaires au bon fonctionnement des services.

Assurer la relecture et l’édition de documents administratifs avec rigueur et précision.





Gestion des relations avec les interlocuteurs externes :

Assurer une communication fluide avec les interlocuteurs externes tels que le ministère de l'Emploi et du Travail, les organismes de sécurité, ainsi que d’autres partenaires et interlocuteurs externes divers.

Prendre en charge les demandes des interlocuteurs externes, organiser les rendez-vous, et s'assurer que les informations sont transmises de manière claire et rapide.



Suivi et coordination des projets :

Assurer le suivi des projets en cours pour les deux services, en s’assurant de la bonne coordination entre les équipes.

Apporter une assistance dans la préparation des réunions de travail et dans la gestion des tâches connexes (documentation, préparation des dossiers, etc.).



Gestion des tâches administratives classiques :

Gérer le courrier entrant et sortant des deux services.

Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et juridiques.

Gérer les appels téléphoniques et mails, et rediriger les demandes selon les priorités et la disponibilité des responsables des services.

Compétences requises :

Rigueur et précision : Une grande attention aux détails, en particulier lors de la rédaction de documents et de la gestion des mandataires.

Organisation : Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément, organiser les priorités, et assurer une coordination optimale entre les deux services.

Communication fluide : Excellentes compétences de communication orale et écrite pour échanger efficacement avec les interlocuteurs internes et externes.

Polyvalence : Capacité à être réactive face aux besoins des différents services, et à s’adapter à des demandes variées.

Maîtrise des outils bureautiques : Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint), ainsi que des outils de communication professionnelle.

Capacité à travailler sous pression : Capacité à gérer des situations d'urgence et à maintenir un haut niveau de productivité dans un environnement dynamique.

Profil recherché

Formation et Expérience : Formation : Bac+2 minimum en assistanat de direction, gestion ou administration. Expérience : Une expérience préalable en tant qu’assistante d’équipe ou assistante administrative dans un environnement similaire est souhaitée, de préférence dans les domaines législatifs ou sociaux.