Intérim, CDD, CDI Métiers du Tertiaire Maintenance industrielle et tertiaire

Secretaire Accueil (H/F)

paris
Intérim
Type de contrat : Intérim
Rémunération : 1.8-2k € / an
Publiée le 05/12/2018
Postuler
Notre client, dans le secteur de l'architecture, recrute dans le cadre d'une mission de 3 mois:
1 Secrétaire Accueil agence H/F

Lieu du poste : Paris 16e
Salaire : 1800 – 2000€ brut

MISSIONS:
• Orienter et diriger les visiteurs dans les locaux vers les services compétents
• Répondre aux demandes d'information
• Effectuer les réservations de taxi
• Appliquer les procédures administratives internes,
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier,
• Répondre au central téléphonique de l'agence,
• Utiliser les techniques pour gérer les situations délicates.
• Orienter les demandes vers le bon interlocuteur,
• Veille informationnelle des Règles et consignes de sécurité,
• Contrôle l'accès et la circulation des personnes dans les locaux,
• Tenir un registre Client,
• Utiliser l'ensemble des outils bureautiques
• Réaliser des travaux de reprographie et montage de dossiers,
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Classement et archivage,
• GED sous contrôle de l'Assistante de Direction.

Standardiste :
• Assurer les liaisons téléphoniques externes et internes de l'entreprise.
• Etablir les communications en utilisant un standard téléphonique plus ou moins perfectionné et donc plus ou moins compliqué à maîtriser.
• Transmettre les communications en recherchant le numéro de poste de la personne demandée sur un fichier ou un annuaire interne.
• En cas d'absence, elle note le message à transmette ou réoriente son interlocuteur sur une messagerie vocale ou un secrétariat.
• Donner les informations sur l'entreprise (heures d'ouvertures, accueil du public, adresse du site Internet…).
• Mettre régulièrement à jour l'annuaire téléphonique de l'entreprise.
• En cas d'anomalies ou de pannes, faire appel aux services techniques spécialisés.
Services Généraux :
• Gestion des consommables (Encres, papiers, petites fournitures stylos etc)
• Gestion avec les fournisseurs
• Établissement et maintien d'un budget avec les responsables
• Achats et gestions stocks représentation (eaux, café softs...) à la destination de la clientèle
• Réceptionner, enregistrer et distribuer le courrier.
• Répondre au central téléphonique de l'agence.
• Gérer les approvisionnements de fournitures de bureau, tenir les stocks à jour
Déclencher les réapprovisionnements, en suivant les commandes en cours et leur réception.

Profil recherché

Vous avez le sens de l’écoute et du service et vous êtes réactive, rigoureux et organisé.

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